Strategie 2021-2024
De medewerkers, het MT en het bestuur van de NEa hebben in 2020 samen gewerkt aan het bedrijfsplan voor de jaren 2021 tot en met 2024. Een cruciale fase in de ontwikkeling van de organisatie: het klimaatbeleid staat nu prominent op de nationale en internationale beleidsagenda’s en de ambities worden voortdurend naar boven bijgesteld. Bovendien is de NEa de afgelopen jaren flink gegroeid en heeft ze verschillende nieuwe taken gekregen. Een goed moment om te herijken.
Met het nieuwe bedrijfsplan is ook een nieuwe missie geformuleerd: de NEa is de onafhankelijke nationale autoriteit voor uitvoering van en toezicht op marktinstrumenten die bijdragen aan een klimaatneutrale samenleving. Hierin heeft de toezichttaak van de NEa een zelfstandige en prominente plek gekregen. Daarnaast bevestigt de missie dat de specifieke kerncompetentie op het terrein van marktinstrumenten ligt.
Daarnaast is aan de 3 bestaande kernwaarden – onafhankelijk, rechtvaardig en open – een 4e kernwaarde toegevoegd: duurzaam. De NEa wil namelijk een actieve bijdrage leveren aan het oplossen van het klimaatprobleem. Ze wil de toevertrouwde taken zo goed mogelijk uitvoeren en daarmee het vertrouwen in het klimaatbeleid vergroten. Ook in de eigen bedrijfsvoering probeert de NEa zo duurzaam mogelijk te handelen.
Ambities
Sommige ambities die ook in de periode 2017-2020 centraal stonden, zoals het streven naar een toonaangevende positie, staan onverkort op de agenda. Tegelijkertijd markeert het nieuwe bedrijfsplan een nieuwe fase voor de NEa: in de komende jaren wil de NEa vooral verder professionaliseren om in samenwerking en met gezag de extra klimaatopgaves van Nederland en de EU te helpen realiseren.
Zo worden in 2021 een (advies)netwerk opgezet van externe deskundigen en plannen uitgewerkt voor datagedreven werken, professionalisering en de verbetering van de planning & control-cyclus en het sturingsmodel. De NEa gaat nadrukkelijk inzetten op hoogwaardige dienstverlening, dichtbij de bedrijven om hen zo goed mogelijk te helpen aan hun emissieverplichtingen te voldoen.
(Thuis)werken in coronatijd
In 2020 was ineens alles anders. In maart legde corona het leven stil. Net in de periode waarin bij de NEa het zwaartepunt ligt van de reguliere werkzaamheden voor de jaarafsluitingen en afrekeningen. Met name bij de Helpdesk, waar dan veel vragen binnenkomen. Dat moest plots allemaal vanuit huis gebeuren. Gelukkig was de NEa daar goed op voorbereid.
De NEa is al een aantal jaar geleden begonnen met tijd- en plaatsonafhankelijk werken. En verbonden aan zowel het ministerie van Economische Zaken en Klimaat als dat van Infrastructuur en Waterstaat kon de organisatie meeliften op allerlei voorzieningen, zoals Cisco Webex Meetings voor online vergaderen en overleg. De praktijk wees uit dat het werk heel goed naar thuis was te verplaatsen. Wel verliepen de telefoontjes naar de Helpdesk aan het begin van de lockdown niet altijd voorspoedig. En voor de inspecties moest eerst een goede werkwijze worden bedacht.
Natuurlijk: net als voor alle thuiswerkers is het aanpoten geweest, zeker als er thuis ook kleine kinderen waren. Maar al met al heeft de NEa de transitie naar volledig thuiswerken goed kunnen maken.
Effecten corona op Helpdesk NEa en communicatie
Corona heeft veel organisaties getriggerd te kijken naar andere werkwijzen. Zo ook de Helpdesk NEa, zowel in de front- als de backoffice. In 2020 groeide het aantal vragen aan de helpdesk over Energie voor Vervoer. Bovendien groeide de complexiteit van die vragen. Met de 4e handelsperiode van het EU-ETS in het vooruitschiet, waren er ook weer veel vragen over Emissiehandel. En juist toen moesten de medewerkers van de helpdesk, de afdeling Voorlichting en Registerbeheer, vanuit huis gaan werken.
In eerste instantie is ervoor gekozen om tijdelijk alleen per mail bereikbaar te zijn en te werken met terugbelverzoeken. Nadat enkele technische problemen overwonnen waren, konden de helpdeskmedewerkers ook vanuit huis bellers te woord staan. Daarnaast werden wijzigingen doorgevoerd binnen het postproces en in het verlengde daarvan de beoordeling van documenten. Op die manier bleef de Helpdesk NEa ook tijdens corona dienstbaar.
Communicatie op afstand
Ook het Communicatie-team verplaatste zich naar de thuiswerkplekken. De korte lijntjes met de domeinen op kantoor werden online verbindingen via Webex. Desondanks was de NEa aardig aanwezig in 2020: er verschenen 26 nieuwsberichten en 19 publicaties in de media.
Belangrijk aandachtspunt voor Communicatie was de voorlichting aan de bedrijven rond de jaarafsluitingen, de nieuwe CO2-heffing en alle veranderingen op weg naar de 4e handelsperiode van het EU ETS. Per onderdeel of presentatie is gekeken welk online middel het beste past en waar de focus zou moeten liggen. Op YouTube kwamen instructievideo’s te staan voor onder meer het opstellen van het monitoringsmethodologieplan (het MMP) en de verschillende onderdelen van de jaarafsluitingen. Voor afvalverwerkingsinstallaties was er een online bijeenkomst over de CO2-heffing via het online platform Cisco Webex. En in plaats van de gebruikelijke, veelbezochte voorlichtingsbijeenkomsten in het Beatrixgebouw van Jaarbeurs Utrecht werden er webinars georganiseerd met chatsessies en polls. Zonder de persoonlijke ontmoetingen en mogelijkheid om 1-op-1 vragen te stellen, maar met interactie. In 2020 werden webinars voorbereid over de jaarafsluitingen van Energie voor Vervoer en Emissiehandel, de CO2-heffing en het activiteitsverslag, die begin 2021 succesvol hebben plaatsgevonden: de webinars werden goed beoordeeld en er is behoefte aan meer van dit soort sessies.
NEa AVG-proof
Als uitvoeringsorganisatie vindt de NEa het belangrijk zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens waarover zij beschikt. Daarnaast is ze dat natuurlijk ook verplicht volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De NEa heeft in 2020 verdere stappen gezet om AVG-proof te blijven en het omgaan met persoonsgegevens verder te verbeteren.
Er zijn 50 verwerkingen opgenomen in het AVG-register en alle verwerkersovereenkomsten en -afspraken zijn geactualiseerd. Waar nodig zijn nieuwe verwerkersovereenkomsten opgesteld en afgesloten.
Op grootschalige en risicovolle processen binnen de NEa zijn privacy impact assessments (PIA’s) uitgevoerd om privacy-risico’s op te sporen, waarop passende maatregelen zijn voorgesteld en ingezet. Voorbeelden hiervan zijn de signaleringslijst en het Emissiehandel Portaal (EHP).
Aware
Voor meer bewustwording heeft de NEa in 2020 deelgenomen aan de Are You Aware-meting van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Hierbij kwam de NEa als één van de hoogst scorende organisaties uit de bus op het gebied van privacy-bewustzijn en deelnamepercentage. In 2021 en de jaren daarna blíjft de NEa zich inzetten voor dataprivacy en databescherming.
