Het samenvatten van een jaar in één zin is geen makkelijke taak, zeker niet wanneer er zoveel gebeurd is. Voor het domein S&O (Serviceverlening & Organisatie) markeerde 2023 een jaar van groeiversnelling; alles stond in het teken van ontwikkeling en expansie. Bas Kiviet, het hoofd van het domein, deelt zijn inzichten over de ambitieuze groeiplannen, de nieuwe verantwoordelijkheden en de behaalde successen binnen het domein.
"In 2023 hebben we overeenstemming bereikt over tal van nieuwe taken die de NEa gaat uitvoeren. De snelle groei en verdere professionalisering van de organisatie die daarvoor nodig zijn leveren de nodige uitdagingen op. Maar onze organisatie heeft een echte 'Yes, we Can' mentaliteit en we hebben nergens serieus op de rem hoeven trappen. Onze organisatie is gezond: we hebben geen uitvoeringsproblemen, onze ICT is op orde en de sfeer is goed. Ik kan ook met trots zeggen dat de afdeling S&O echt heeft bijgedragen aan de groeiplannen. We zijn bedrijfsmatig in control, we zetten stappen om onze ondersteuning te professionaliseren en we leveren een actieve bijdrage aan de strategie van de organisatie. Bovendien beschikken we over fantastische medewerkers die ons helpen onze doelstellingen te realiseren.”
Organisatiekompas & wervingsopgave
Om de groei van de organisatie te kunnen realiseren is de NEa in het voorjaar van 2023 gestart met een reorganisatieproces. “We hebben de koers van de groei en ontwikkeling van de organisatie bepaald en vastgelegd in het NEa-organisatiekompas. In dit document is fundament voor de structuur, werkwijze en cultuur van de NEa in de komende dynamische periode vastgelegd. Het kompas is tot stand gekomen met inbreng van alle NEa medewerkers.”
“We hebben er bewust voor gekozen om de organisatiestructuur – in ieder geval voor de periode 2024/2025 - zoveel mogelijk intact te houden, zodat we ons maximaal kunnen richten op het oppakken van nieuwe taken en de groei en verdere professionalisering van de organisatie. De uitbreiding van het aantal managers en medewerkers wordt daarmee opgevangen binnen de bestaande domeinen. We hebben er ook voor gekozen om in 2024 van start te gaan met een eigen HR-team. Tot nu toe wordt alle HRM-ondersteuning afgenomen van het Ministerie van EZK.”
Het vervullen van de wervingsbehoefte is een belangrijk doel in de reorganisatie. "Hoewel we de doelstellingen hiervoor niet volledig hebben behaald, zijn we goed op weg. Een ander belangrijk doel is dat we, gezien onze snelle groei, meer ruimte nodig hebben in het kantoorpand. De komende jaren zullen we nog in ons huidige pand op de Koningskade in Den Haag verblijven, maar het is wel de bedoeling dat we meer ruimte ter beschikking krijgen."
ZBO Evaluatie
Het jaar 2023 kende uiteraard ook leerpunten. “Eens in de vier jaar wordt de NEa, in opdracht van onze driehoek (eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer), doorgelicht door een extern bureau. Uit dit onderzoek komt naar voren hoe de NEa functioneert. Het bureau heeft een breed scala aan mensen ondervraagd, van medewerkers tot stakeholders en bedrijven die onder onze regelingen vallen. Het belangrijkste verbeterpunt dat we uit het rapport hebben gehaald, is dat we ons stakeholdermanagement kunnen verbeteren. Dat gaan we in 2024 verder uitwerken.”
S&O Teams: Vooruitgang in 2023
Het domein S&O bestaat uit diverse teams. Bas blikt terug op de hoogtepunten en verbeterpunten binnen deze teams. “Als we kijken naar het grootste team, Voorlichting & Registerbeheer, dan draait dat enorm goed. Daar komen de nieuwe taken aan bod en zijn we gestart met veel professionaliseringsprocessen. Binnen het team communicatie is er verloop geweest, maar zijn de communicatietaken perfect opgepakt. Een van de hoogtepunten was het bezoek van Minister Rob Jetten. Sinds 2024 is het communicatieteam weer op volle sterkte en werken we hard aan verdere professionalisering van onze interne en externe communicatie.
Het infoteam is in 2023 fors gegroeid en ook daar hebben we ingezet op professionalisering, met aandacht voor informatiebeveiliging, integriteit en compliance. Het Planning & Control team is eveneens uitgebreid. Daar hebben we stappen gezet op het gebied van onze planning- en controlcyclus en ons kwaliteitsmanagement. We zijn een lean-traject gestart dat ook in 2024 wordt voorgezet, met als doel al onze processen te optimaliseren. In deze periode van sterke groei kunnen er inefficiënties in de organisatie sluipen. Met de lean-pilot willen we onderzoeken of we deze processen op een andere, efficiëntere manier kunnen inrichten. Op het secretariaat hebben we ook te maken gehad met verloop en onderbezetting, daar hopen we in 2024 verandering in te brengen.”
"We willen bij de NEa dat iedereen zich gezien en gehoord voelt. Het behouden van deze cultuur in een groeiende organisatie is een uitdaging, maar het is zeker ons streven."
NEa 2-Daagse
Een sinds de coronaperiode, en de introductie van het hybride werken, jaarlijks terugkerend hoogtepunt is de NEa Tweedaagse. "Tijdens de NEa Tweedaagse komt de hele organisatie samen om te werken aan strategische onderwerpen. Maar het biedt ook gelegenheid om collega’s op een andere manier te leren kennen en te zorgen voor verbondenheid met en in de organisatie. Het is elk jaar opnieuw een succesvol evenement voor alle medewerkers. Zij omschrijven het als leerzaam en gezellig. Ook nieuwe medewerkers zijn altijd bijzonder enthousiast over deze dagen. Je leert in twee dagen al je collega’s kennen, wat ook de samenwerking bevorderd.”
Cultuurbehoud en ambitie
Ondanks de ontwikkeling en groei die de NEa in 2023 heeft doorgemaakt, blijft de cultuur binnen de NEa onveranderd. “De cultuur van de NEa kenmerkt zich door toegankelijkheid en een sfeer waarin iedereen elkaar helpt en aanspreekbaar is. Meningsverschillen en conflicten gaan we niet uit de weg en er heerst een praktische hands-on-mentaliteit. We willen bij de NEa dat iedereen zich gezien en gehoord voelt. Het behouden van deze cultuur in een groeiende organisatie is een uitdaging, maar het is zeker ons streven. Als onderdeel van de reorganisatie worden er nieuwe teammanagers aangesteld. We zoeken mensen die inhoudelijk betrokken zijn en sterke people skills hebben. We zoeken geen micromanagers; we willen onze medewerkers zoveel mogelijk vrijheid geven om hun eigen manier van werken te ontwikkelen. Het creëren van een goede dynamiek is essentieel om een platte organisatie te blijven. We zullen erop toezien dat de positieve aspecten van onze cultuur behouden blijven. Hier waken we voor binnen ons domein en natuurlijk binnen de hele NEa. Voor 2024 zie ik binnen S&O veel kansen voor verdere groei en professionalisering, zodat we op volle kracht vooruit kunnen.”
