Uitgelicht: Implementatie CBAM door de ogen van medewerkers

CBAM

Youri van Nies is werkzaam als Adviseur CBAM, een taak die in 2024 is gestart en veel voeten in aarde heeft gehad. "Als adviseur CBAM heb ik me het afgelopen jaar vooral beziggehouden met de informatievoorziening naar de doelgroep, het opzetten van de organisatie voor de toelatingstaak en het inzicht krijgen in de data die wij van de Douane krijgen. Op basis hiervan hebben we als team ook veel beleidsadvies gegeven aan het ministerie van Financiën en aan de Europese Commissie." 

Wat maakte deze functie uniek?
"Binnen CBAM is er veel ruimte voor inbreng in beleid en wetgeving. Omdat het nieuwe wetgeving is en samenwerking vereist met nieuwe partners, kan de NEa een echte voortrekkersrol nemen in de beleidsdiscussies in Nederland en Europa, in samenwerking met het ministerie. Als teamlid bij CBAM kijk je dus ook vooruit en signaleer je problemen die in de uitvoering kunnen optreden. Dit zorgt er enerzijds voor dat we het instrument CBAM kunnen verbeteren, anderzijds is het heel leuk om zo actief mee te discussiëren en persoonlijk invloed te kunnen hebben op de Europese wetgeving."

Wat zijn de meest bijzondere aspecten van je werk?
"Het bijzondere binnen CBAM en in de samenwerking met onze partners is dat we een heel open discussie hebben tussen ministerie, de NEa en de Douane. Hierdoor kunnen we snel van elkaar leren en weten we beleid, wetgeving en uitvoering goed op elkaar af te stemmen. Dat motiveert enorm om actief na te denken over het doel en nut van regels en uitzonderingen." 

Hoe was het om een nieuwe taak als CBAM te implementeren en welke nieuwe kennis had je hiervoor nodig?
"Het leuke, maar ook zeker lastige, is de constante dynamiek. Iedere week veranderen dingen waar je dan je beleid en communicatie op hebt gebaseerd. Je leert snel omgaan met onzekerheid, verandering en voortschrijdend inzicht. Je bent dus constant bezig met bijleren en bijschaven. Dit vereist niet alleen aandacht en energie, maar ook een bereidheid om je oude inzichten aan de kant te schuiven en opnieuw na te denken over ons standpunt. Dit probeer je dan ook te delen met de doelgroep en andere belangstellenden. Hier proberen we altijd open over te zijn, ook als we dingen simpelweg nog niet weten. Dat levert open reacties op, die wij weer kunnen gebruiken om ons standpunt bij te slijpen. Daarmee zijn we voorlopig nog niet klaar, maar we worden er wel steeds beter in."

Hoe goed kunnen de nieuwe taken gecombineerd worden met je andere verantwoordelijkheden?
"Binnen de NEa hebben we een grote voorsprong omdat we emissiehandel, hernieuwbare energie en CBAM combineren. Hierdoor hebben we veel kennis en ervaring met verschillende soorten doelgroepen en systemen en kunnen we snel overzien wat bepaalde wijzigingen betekenen voor de doelgroepen en bij elkaar te rade gaan naar best practices. Dit geeft ons ook de mogelijkheid om snel te schakelen en actief mee te praten in Europa." 

Hoe draagt de structuur en cultuur van de NEa bij aan het succes en de effectiviteit van de organisatie betreft de (nieuwe) taken als toezichthouder?
"Het belangrijkste aspect van de structuur en cultuur binnen de NEa is de platte organisatie. Iedereen voelt het vertrouwen om zijn expertise in te zetten en zelfstandig een mening of advies te vormen. Wij kunnen snel schakelen en zijn gewend tegenspraak te hebben binnen de organisatie. Daarmee zijn we enorm wendbaar en hebben we een duidelijke en concrete boodschap aan de buitenwereld als nieuwe inzichten leiden tot een andere strategie. Dat zorgt er ook voor dat we enorm worden gewaardeerd als gesprekspartner en midden in de praktijk staan."

CBAM & Helpdesk

Binnen de NEa vervult Team Voorlichting & Registerbeheer, waaronder onder andere de Helpdesk valt, een belangrijke functie. Bij het implementeren van nieuwe taken zijn zij uiteraard nauw betrokken. Hoe dat is, vertelt Samia Chamrouk, medewerker V&R. 

Samia: "Ik ben medewerker bij het team Voorlichting en Registerbeheer. Mijn hoofdprojecten zijn CBAM, Zeevaart (verificateurs) & Project Fee (2024). CBAM is wel mijn focusgebied. In het geval van CBAM ben ik onderdeel van de helpdesk, waar ik onder andere bezig ben met procesinrichting en verbetering, onderzoek naar klanttevredenheid en het beantwoorden van telefoon en mail."

Wat maakt jouw functie uniek?
"Het V&R team werkt samen met verschillende teams uit zowel domein EH als HE. Hierdoor heb ik de kans om zowel inhoudelijk als uitvoerend bij te dragen aan de visie van de NEa. Bijvoorbeeld: de verantwoordelijkheden met betrekking tot CBAM zijn recent geïntroduceerd, waardoor ik vanaf het begin betrokken ben geweest bij zowel de opzet als de implementatie, alsmede de communicatie naar de betrokken stakeholders. Wat mijn rol specifiek onderscheidt, is dat ik vaak als brug mag fungeren tussen verschillende teams en ervoor zorg dat veranderingen op de juiste manier vertaald worden voor zowel de helpdesk als de doelgroep. Hierbij waarborgen we ook onze interne samenwerking. Dit vraagt om een mix van technische kennis, inhoudelijke kennis en communicatieve vaardigheden." 

Zijn er bepaalde aspecten van je werk die je als bijzonder beschouwt, en waarom? 
"Zeker, denk aan de mogelijkheid om een rol te spelen in de inrichting en implementatie van nieuwe beleidsmaatregelen, zoals de CBAM-regeling. Dat is zeer uitdagend. Ik heb de kans om echt impact te maken op de manier waarop Nederland en de Europese Commissie (EC) de strijd tegen klimaatverandering aangaan, door bij te dragen aan de aanpak en hoe we dit het beste kunnen doen samen met de CBAM-plichtige bedrijven. De dynamiek van het werken met  nieuwe, snel veranderende wetgeving vereist een hoge mate van flexibiliteit en creatief denken. Tegelijkertijd vind ik het fijn dat ik administratieve taken  die wat meer vaststaan.
Daarnaast vind ik het bijzonder om met verschillende belanghebbenden te maken te hebben, van nationale overheden tot bedrijven en andere toezichthouders, om gezamenlijk doelen te bereiken. Ook doordat de NEa uiteenlopende doelgroepen heeft, zijn er veel mogelijkheden om mijn horizon te verbreden."

Hoe was het om met de nieuwe taak CBAM aan de slag te gaan?
"Het was een interessante uitdaging, omdat het een nieuw mechanisme is dat anders is dan bijvoorbeeld het ETS. De implementatie van CBAM was een complex proces. Het begon met het begrijpen van de technische en juridische aspecten van de regeling. Er was een duidelijke leercurve, omdat we als organisatie zowel operationeel als strategisch processen moesten opzetten om de regeling uit te kunnen voeren. Het implementeren van CBAM zelf heeft verschillende fasen gekend: van het opzetten van systemen voor administratie, het ontwikkelen van communicatie met de bedrijven die geraakt worden door de regeling tot het helpen opzetten van de helpdesk. De helpdesk was voor mij natuurlijk het belangrijkst, omdat we in korte tijd bedrijven moesten ondersteunen bij het voldoen aan de nieuwe eisen. Dit proces heeft enkele maanden in beslag genomen, dit was een periode van regelmatig evalueren en aanpassingen doorvoeren waar nodig. Vooral omdat de wetgeving nog aan verandering onderhevig was, en dat nog steeds is, is het belangrijk hier een vinger aan de pols te houden."

Welke nieuwe vaardigheden of kennis vereiste deze nieuwe taak? 
"De implementatie van CBAM vereiste dat ik veel kennis opdeed in korte tijd. Zowel over de inhoudelijke aspecten als de technische aspecten van de regeling. Ik moest mij verdiepen in regelgeving rond emissies en in-en uitvoerregelingen, maar ook in het nieuwe register, zodat ik de bedrijven effectief kan ondersteunen bij het gebruik ervan. Daarnaast heb ik mijn vaardigheden op het gebied van communicatie en stakeholdermanagement kunnen ontwikkelen. Omdat CBAM zoveel belanghebbenden heeft, van bedrijven tot de EC en natuurlijk de Douane, is het essentieel om helder te communiceren en snel te schakelen bij nieuwe vragen en problemen.
Verder ben ik gewend veelal zelfstandig te werken en moest ik mij hierin aanpassen door samen te werken met zowel het CBAM-team als mijn collega’s bij V&R. De ervaringen van deze collega’s en de ondersteuning die ik van hen kreeg, hebben het makkelijker gemaakt om deze uitdaging aan te gaan. Open en directe communicatie is hierbij van belang en gelukkig ook goed mogelijk binnen de NEa."

Hoe goed kunnen de nieuwe taken die je hebt gecombineerd worden met je andere verantwoordelijkheden?
"Omdat ik na mijn aanstelling volledig op het CBAM-project zat, heb ik me hier het eerste halfjaar op kunnen focussen. Samen met het team en onze coördinator hadden we al snel door dat de drukte rondom CBAM pieken en dalen heeft. Tijdens deze dalen kon ik mijn focusgebied uitbreiden naar andere projecten. Het combineren van de CBAM-taken met mijn andere verantwoordelijkheden heeft zowel uitdagingen als voordelen. Een voordeel is dat ik door de combinatie van taken een breder overzicht heb van de organisatie en haar processen. De ervaring die ik heb opgedaan met CBAM kan ook waardevol zijn voor andere dossiers waarin ik betrokken ben. Een uitdaging is dat de intensiteit van de CBAM-implementatie soms de tijd die ik aan andere taken kan besteden beperkt. De snel veranderende regelgeving en de urgentie van de helpdesk maken het noodzakelijk om snel en flexibel te werken, wat soms ten koste gaat van tijd voor andere projecten. Gelukkig word ik hierin goed ondersteund door mijn coördinator en kunnen we als team goed samenwerken om prioriteiten te stellen." 

Hoe draagt de structuur en cultuur binnen de NEa bij aan het succes en de effectiviteit van de organisatie betreft de (nieuwe) taken als toezichthouder?
"De NEa heeft een relatief platte organisatiestructuur, wat zorgt voor directe communicatie en korte lijnen tussen teams. Dit maakt het mogelijk om snel in te spelen op veranderingen, zoals bij de introductie van CBAM het geval is geweest. De flexibiliteit en de samenwerking tussen de verschillende teams zijn, net als de open communicatiecultuur, cruciaal voor het succes van de organisatie. Daarnaast heeft de NEa veel ervaring in het werken met internationale regelgeving en samenwerkingsverbanden. De combinatie van interne flexibiliteit en externe samenwerking maakt de NEa goed in staat om nieuwe taken als toezichthouder snel en effectief op te pakken. Hierin vind ik het vooral mooi hoe kritisch de NEa kijkt naar het oppakken van nieuwe taken. Het wordt vooraf op meerdere aspecten getoetst voordat er een beslissing wordt gemaakt. Dit behoudt naar mijn mening de integriteit van de organisatie."