Binnen de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) is het team Applicatie- en Registerbeheer onder andere verantwoordelijk voor de ontwikkeling van ICT binnen het domein emissiehandel. Wat ooit begon als een overzichtelijk project voor één nieuwe applicatie, is uitgegroeid tot een breed applicatielandschap dat zowel medewerkers als bedrijven ondersteunt met het uitwisselen en delen van data. In dit interview vertellen Teammanager Tessel van Manen en Product Owner Bas Kroon over hun aanpak, de verschillende applicaties, samenwerkingen, successen en de toekomst.
Wat doet jullie team precies?
Tessel: "Binnen het team Applicatie- en Registerbeheer zijn wij verantwoordelijk voor de ICT-ontwikkeling en het registerbeheer van het domein Emissiehandel. Dit domein is vanaf de start van de NEa – inmiddels 20 jaar geleden - verantwoordelijk voor de uitvoering, toezicht en handhaving van het ETS, het emissiehandelssysteem. Inmiddels is het domein fors gegroeid en voeren zij meerdere taken uit in verschillende teams. Wat zo leuk is, is dat we die ICT-ontwikkeling ook echt binnen het domein doen, waardoor we onderdeel zijn van het inhoudelijke domein. Met één taak en één doelgroep was ons werk vroeger heel overzichtelijk, maar nu werken we samen met veel meer teams en aan veel meer applicaties.”
Wat was de eerste applicatie die jullie hebben ontwikkeld?
Bas: “Onze eerste applicatie en tevens ons vlaggenschip is het Emissiehandelsportaal (EHP). Dat is in 2020 gestart met als grote businesscase: datakwaliteit en administratieve lastenverlichting. Voorheen waren er allerlei Excels in omloop, met verschillende versies. In het EHP zijn de meeste Excels omgezet in gestructureerde data. Het is zeer succesvol gebleken voor zowel onszelf als de bedrijven met hun verplichtingen.” Wat doet het EHP dan precies? “Het Emissiehandelsportal (EHP) biedt ondersteuning bij het nakomen van verplichtingen volgend uit de deelname aan het EU ETS en de CO2-heffing industrie. In het EHP kunnen bedrijven onder andere: een emissievergunning aanvragen, wijzigen of intrekken, het monitoringsplan wijzigen, gratis toewijzing van emissierechten aanvragen, een geverifieerd emissieverslag indienen, een geverifieerd activiteitsverslag en een (geverifieerd) CO2-heffingsverslag indienen. Kun je je voorstellen dat dit allemaal via Excelsheets en email verliep? De applicatie is beschikbaar voor contactpersonen van installaties die onder het EU ETS of de CO2-heffing vallen en voor auditors van geaccrediteerde verificateurs. Zij kunnen gemakkelijk alles invoeren in het EHP. Het heeft voor zowel de bedrijven als voor ons gezorgd voor enorme administratieve lastenverlichting.”
Welke andere applicaties zijn er door de groei bijgekomen?
Bas: "Het EHP-concept is afgelopen jaar ook uitgerold naar ETS-2 met het EHP2 en bij het team Lucht- en Zeevaart, waar we EHP-Zeevaart hebben." Tessel: "EHP-Zeevaart is wel anders. Bedrijven werken daar via het Europese systeem THETIS, dat dus niet van onszelf is. Onze interne applicatie, EHP-Zeevaart, draait op data uit THETIS en is alleen bedoeld voor onze eigen NEa-medewerkers." Bas: "Daarnaast zijn we ook verantwoordelijk voor het CO2-heffingsregister, CHeR genoemd. Het team heeft ook een applicatie ontwikkeld voor een taak die buiten het domein Emissiehandel valt. Tessel: “Voor het IME-project (Inframarginale Elektriciteitsheffing), hebben we in 2024 het MIV-portaal (Markt Inkomstenverslagportaal) gebouwd.” Bas vult nog aan: “En we denken nu na over hoe we de toezicht en handhavingsprocessen slim kunnen inbouwen in alle systemen. Dat zit al in EHP1, maar moet nog worden ontwikkeld voor de andere teams. Mogelijk komt er één aparte applicatie voor toezicht en handhaving die gekoppeld wordt aan alle EHP’s.”
Onze eerste applicatie en tevens ons vlaggenschip is het Emissiehandelsportaal (EHP). Dat is in 2020 gestart met als grote businesscase: datakwaliteit en administratieve lastenverlichting.
Wat is de visie achter al deze applicaties?
Tessel: "We zijn in korte tijd snel gegroeid en het domein heeft veel nieuwe taken gekregen. Alle teams binnen emissiehandel hebben ICT nodig om administratieve lasten te verlichten en data goed te beheren. Maar dat vraagt ook om gestandaardiseerd en gestructureerd werken, zodat je kunt doorontwikkelen richting meer automatisering en datagedreven werken."
In welke fase zitten de applicaties nu?
Tessel: "Dat verschilt. Het EHP is al volwassen en we kijken daar naar doorontwikkeling. Hoe maken we het gebruikersvriendelijker, nog meer datagedreven? EHP2 zit meer in de 1.0-fase. Daar is Bas bijvoorbeeld bezig om het emissieverslag, dat nu nog in Excel staat, volledig te integreren in het portaal." Zijn EHP-1 en EHP-2 dan helemaal verschillend? "Ja, het zijn echt aparte applicaties met een andere doelgroep. Je kunt het niet één-op-één overnemen. Dat zou mooi zijn, maar helaas."
Werken jullie voor de applicaties samen met externe partijen?
Bas: "Ja, sinds 2020 werken we samen met CLEVR, na een Europese aanbesteding in 2019. Ze ontwikkelen en onderhouden samen met ons de apps, niet alleen voor emissiehandel, maar ook voor het domein Hernieuwbare Energie. Het team is in de loop der jaren fors gegroeid, van vijf mensen in 2020 tot veertien mensen nu. In eerste instantie hadden we meer capaciteit nodig voor het EHP, maar later ook voor nieuwe applicaties. Tessel: “In 2020 was er nog niks bekend over de nieuwe taken. Dat is er allemaal later bijgekomen."
Hoe zorgen jullie voor veiligheid en datakwaliteit?
Er wordt op heel veel manier gezorgd voor veiligheid en datakwaliteit. We lichten er eentje uit. Bas: "Alle applicaties met externe gebruikers maken gebruik van eHerkenning. Daardoor hoeven bedrijven geen gegevens meer via ons aan te leveren – de machtiging loopt via hun KvK-registratie. Dit verbetert de datakwaliteit enorm en voorkomt dat wij met verouderde informatie werken. Bij de overgang van het NEA-loket naar het EHP hebben we echt een kwaliteitsslag gemaakt." Tessel: "We zien nu dat wijzigingen direct vanuit het Handelsregister doorstromen naar onze systemen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuwe naam aanneemt, wordt die wijziging automatisch verwerkt. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat iedereen met actuele data werkt."
Hoe komen nieuwe applicaties tot stand?
Tessel: "Wij krijgen vaak de opdracht nadat een vraag vanuit het ministerie bij de NEa terecht komt. Zoals bijvoorbeeld bij de methaanverordening. Die vraag komt bij een team terecht en die kloppen dan bij ons aan om te kijken of wij er iets mee kunnen. In eerste instantie is deze vraag nog een beetje vaag, maar wordt het steeds concreter. We werken dan toe naar een MVP: een minimal viable product, waarmee je in elk geval kunt starten en je later op door kan bouwen. We werken hiervoor met Mendix, dat is een low code ontwikkelplatform. Het werken met Mendix stelt ons in staat om op bovenstaande manier te werken, we nemen snel een simpele versie in gebruik en bouwen die verder uit. Daarnaast kunnen we steeds makkelijker opschalen voor nieuwe doelgroepen. Zo namen we in 2024 relatief snel een applicatie voor ETS-zeevaart en ETS-2 in gebruik.” Maar er komt nog meer aan. Bas: "Waarschijnlijk komt er nog een app voor de Methaanverordening en een interne app voor CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism). Voor CBAM doen we als NEa alleen de handhaving, de toelating is uitbesteed, maar het is voor onszelf wel handig hiervoor een overzichtelijke applicatie te hebben.”
Wat merken de bedrijven met verplichtingen van jullie werk?
Bas: "Bij nieuwe doelgroepen, EHP2 bijvoorbeeld, hebben we het hele proces van vergunningaanvraag en het opstellen van het monitoringsplan gestroomlijnd. Alles gebeurt met gestructureerde data, zonder Excelversies en zonder e-mail. Voor bestaande doelgroepen, zoals EHP1, proberen we nog steeds stappen te zetten, zo moesten bedrijven voorheen hun verificateur allerlei documenten toesturen – nu kunnen ze via het EHP direct toegang geven tot hun dossier." Tessel: "Bijna 95% van de bedrijven maakte direct gebruik van deze functionaliteit. Daarnaast zoeken we ook naar winst en uniformiteit voor alle doelgroepen en rollen we dat dan één voor één uit. Denk daarbij aan de communicatiezaak, deze is ook nieuw in 2024: waar we voorheen e-mails verstuurden via Spotler, sturen we nu berichten direct vanuit het portaal. Dat zorgt voor meer overzicht en minder versnippering. Dit geldt nu overigens voor EHP1, dit volgt later ook voor EHP2." Op deze manier proberen we het de bedrijven zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk te maken. Bas: “Om samen te vatten. Bedrijven merken vooral lastenverlichting als gevolg van: meer informatie op een plek, vereenvoudigde processen, ondersteuning bij uitvoering van taken en verbeterde communicatie.”
Hoewel we het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken, kunnen we de complexiteit van de wetgeving niet volledig wegnemen.
Waar lopen bedrijven nog tegenaan?
Tessel: "We realiseren ons dat bijvoorbeeld ETS2 een nieuwe doelgroep is, die plots geconfronteerd wordt met complexe verplichtingen. Voor hen is het portaal vaak het eerste contactpunt, en dat kan overweldigend zijn. Zeker het doorgronden van regelgeving zoals de Monitoring en Rapportageverordening (MRV) kan een uitdaging zijn." Bas: “Hoewel we het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken, kunnen we de complexiteit van de wetgeving niet volledig wegnemen. Zeker voor nieuwe doelgroepen kan de eerste ervaring met het systeem overweldigend zijn. We zien het als onze taak om de administratie zo toegankelijk mogelijk te maken, zonder afbreuk te doen aan de vereiste inhoud. De feedback van bedrijven nemen we ook serieus genomen en wordt waar mogelijk omgezet in verbeteringen. Dat is niet alleen gunstig voor de gebruikers, maar ook voor onszelf. Beter gestructureerde data betekent immers ook dat toezicht, handhaving en analyses efficiënter kunnen worden uitgevoerd.”
Werken de applicaties ook allemaal met elkaar samen?
Bas: “Door koppelingen tussen applicaties ontstaan nieuwe mogelijkheden om data te vergelijken en inconsistenties te signaleren. Een belangrijke stap in 2024 was dan ook de integratie tussen het EHP1 en EHP2. Dankzij het gedeelde Mendix-platform kunnen de systemen naadloos met elkaar communiceren. Zo kunnen bedrijven in hun emissieverslag in het EHP1 eenvoudig informatie opnemen over brandstofleveranciers uit ETS2, en vice versa. Deze koppelingen beperken de administratieve lasten voor onszelf en de bedrijven nog meer en verhogen de datakwaliteit.”
Waar zijn jullie trots op?
Tessel: “In 2024 werd het EHP-platform genomineerd voor de GovTech Innovator Award, een erkenning voor innovatieve digitale oplossingen binnen de overheid. Hoewel we de prijs niet hebben gewonnen, is de nominatie een bevestiging van de waarde van de aanpak van NEa, CLEVR en Mendix. De samenwerking is zeer waardevol en wordt door ons allemaal als bijzonder succesvol ervaren. Deze samenwerking zie je ook terug in de praktijk, we hebben inmiddels met elkaar bewezen dat we in zeer korte tijd de implementatie van nieuwe wetgeving kunnen omzetten in werkende applicaties en processen. We merken daarin van alle partijen een zelfde soort gezonde combinatie van pragmatisch en bevlogen zijn.”
Hoe ziet de toekomst er voor het team uit?
Bas: “De bouw van het EHP vormde een robuuste basis waar nieuwe applicaties zoals EHP2, MIV en Zeevaart nu op voortbouwen. Veel van de standaardelementen (zoals eHerkenning, KvK-koppeling, SMS-modules, automatische besluitvorming) zijn inmiddels herbruikbaar gebleken en versnellen de implementatie van nieuwe systemen aanzienlijk. Zonder die fundamenten was de oplevering van meerdere applicaties binnen enkele maanden nooit mogelijk geweest. We blijven verder bouwen aan nieuwe applicaties en het verbeteren van de bestaande applicaties.” Tessel: “De ambitie blijft om steeds slimmer en effectiever te werken aan het digitale fundament van de emissiehandel en aanpalende regelgevingen. Met ons team hebben we bewezen dat je met een klein, wendbaar team en goede samenwerking met externe partners grote stappen kunt zetten in het digitaliseren van een complex domein. Of het nu gaat om lastenverlichting, data-integratie of toezicht – de basis ligt in een toekomstgerichte, modulaire ICT-architectuur.”
